Complementaria I / Organizacion de Eventos
Turismo de Negocios: Este
tipo de turismo se desarrollo con el objeto de llevar a cabo acuerdos
comerciales o un negocio, es utilizado por empresarios, comerciantes y
otros profesionales para cerrar negocios, captar clientes o prestar
servicios. la estacionalidad es invertida a la vacacional, por lo que
no interrumpe la practicas de otros tipos de turismo. El cliente suele
ser de alto poder adqusitivo, es un turismo fudamentalmente urbano y con
necesidades de planta turistica e infeaestructuras concretas. El mismo
se clasifica en:
- Turismo de Convenciones
- Turismo de Congresos y Reuniones
- Turismo de Incentivo
- Fam Trips
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Clasificacion de los eventos
1. Publicos y privados:
2. Segun su ambito geografico:
3. Segun sus fines de lucro:
4. Empresariales o asociaciones:
5. Difusion de ideas:
6. Entretenimiento:
7. Informativos:
8. Segun el area de especificacion:
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Superestructuras que respaldan el sector de los eventos
- ICCA: Asociacion Internaacional de Congreso y Convenciones.
Se fundo en 1963 por un grupo de agentes de viajes. Su primer objetivo, era evaluar las maneras practicas de conseguir industrias de viajes que se involucracan, pero no solo agentes de viajes de congresos sino representantes de todos los sectores de la industrias de las reuniones.
- COCAL: Federacion de Entidades Organizadoras de Congresos de America Latina
Desde 1985, fomenta la formacion de tecnicos y profesionales del sector. Esta entidad acomoda principios y normas de etica profesional y comercial. Contribuye a promocionar a los paises de America Latina.
- CIMPA: Asociacion Internacional de Organizadores Profesionales Conectados.
- AFIDA: Asociacion Internacional de Ferias de Americas
http://www.afida.org/
- AVOCA: Asociacion Venezolana de Organizadores de Congresos, Exposiciones y Afines.
Una organizacion sin fines de lucro
fundada en el año 1990, es la Asociacion que agrupa a los organizadores
profesionales de eventos, a los planificadores de eventos, a los Gerentes de
Eventos Especiales de las Organizaciones, Instituciones y Empresas cuya funcion
principal es la de organizar Congresos y Convenciones Nacionales e
Internacionales y todo tipo de Eventos.
http://www.avoca.com.ve/- ABC: Asociacion de Consultores de Bodas.
http://www.consultoresnupciales.com/
- ISES: Internacional Special Events Society
- IAPCO: Asociacion Internacional de Profesionales Organizadoras de Eventos
- PCMA: Professional Convetion Managemet Association
- Buro de Convenciones y visitantes de Venezuela:
Gerencia de Eventos Especiales
Para todo evento, bien sea: Foro, convencion, congreso, etc; debe existir una previa planificacion, en donde se respondan las preguntas basicas:
1. Que tipo de evento que se va a organizar?
2. Como se realizara el evento?
3. Cuando (fecha, tiempo y hora) se realizara en evento?
4. Porque (objetivo o meta) se llevara a cabo?
5. Donde (lugar, local, capacidad, accesibilidad, ciudad y atractivo) se realizara el evento?
Fases de los eventos
Pre-Evento:
Evento:
Post-Evento:
Trabajo: Tipos de Eventos / 2 ptos.
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Tipos de Eventos
Aniversario
Es un evento destinado a conmemorar o a celebrar un acontecimiento. Para la celebración del aniversario se debe seleccionar la fecha precisa. El aniversario puede durar uno o varios días. Se puede incluir publico general y a la comunidad de un organización si es la protagonista del aniversario.
Asamblea
Es
un evento formal, de naturaleza jurídica, que requiere quórum y en el cual solo
pueden participar los que tiene un
derecho adquirido para asistir. Se realiza para resolver problemas que afectan
a los miembros de una organización en específico. Este tipo de evento no tiene
un tiempo exacto en su duración, sino que tiene una duración promedio de medio día,
pero puede extenderse. El público está integrado por mesas directivas,
organizaciones, invitados especiales, entre otros.
Banquete
Es
un evento protocolar, en donde se centra su relación hacia la comida. Cuando es
realizado para personas extranjeras es adecuado adquirir información sobre las
costumbres y usos sociales del país. Es un evento de ambiente formal y privado.
El público varía desde personas que asisten con invitación como personalidades
ya específicas.
Coctel
Es
un agasajo semi formal, de corta duración, en el cual se consume cocteles u
otras bebidas mientras los invitados se encuentran de pie hablando. Es usado
mucho para terminar actos de un evento o como celebración de algún
acontecimiento en particular.
Coloquio
El término coloquio es el que se utiliza para hacer
referencia a un tipo de reunión o encuentro más o menos formal en el
cual las personas que se reunen lo hacen para hablar o debatir sobre
alguna temática específica, probablemente determinada con anterioridad.
El coloquio puede ser también una exposición de una o más personas a un
jurado o a un público también específico. La idea que prevalece en ambos
casos es la de que las personas entonces reunidas tienen un tema, un
tiempo y un objetivo determinados y seleccionados para realizar el
debate o intercambio comunicativo.
Concursos
Es
un evento en el que se estimula la participación de un público específico. Es
usado con la finalidad de premiar a la persona(as) que participaron en el
mismo. El evento puede variar de tiempo, pero lo usual es de una hora. El público pueden ser todos los participantes
e invitados de los participantes. Es un evento con vestimenta formal.
Conferencia
Es
un evento donde consiste en la disertación de un público interesado en el tema
a tratar en el evento, en el que se expresan ideas, conceptos e explicaciones.
El tiempo que lleva de ejecución es de una hora, sin embargo si constante de
preguntas hechas por los interesados podrá durar un poco más, pero no debe sobrepasar
la hora y media. El público de
asistencia son personas u organizaciones interesadas en el tema a tratar en
dicho evento.
Congreso
Es
una gran reunión con el fin de actualizar o profundizar conocimientos, así como
intercambios de ideas o experiencias entre personas muy calificadas de un área temática
especifica. El congreso se puede desarrollar de un tipo informativo o deliberativo.
Su tiempo de desarrollo puede darse entre 2 o 5 días. El público puede ser
quienes quieran asistir, pero se deberá pagar lo establecido para ingresar al
congreso.
Convención
Según
la definición dada por la Spain
Convention Bureau, entidad dependiente de la Federación de Municipios y
Provincias de España, una convención
es un evento de vocación privada, generalmente organizado por una sola empresa,
con una duración mínima de dos días y al menos cincuenta participantes. Las
convenciones están orientadas a la generación de negocio y lo habitual es que
tan solo asistan miembros de la empresa o empresas organizadoras.
Debate
Es un evento en el que dos o más partes discuten
civilizadamente sobre aspectos controversiales en que sostienen ideas en
conflicto, en las que están parcial o totalmente en desacuerdo. Tiene un tiempo
de una a cuatro horas y no posee sesión de preguntas. El publico participante
en los debaten son de manera directa e indirecta, aquellos directos son los que
presencian el debate y los indirectos que lo ven mediante medios masivos.
Encuentro
Evento
que consiste en permitir que personas con algo en común, que ocurrió en algún
momento del pasado, se encuentren para celebrar ese acontecimiento. El tipo de público
más usado en estos eventos son grupos egresados de colegios, universidades o
nacidos de una población que ya no viven en ella. Un encuentro es netamente
recreacional. El tiempo de duración es aproximadamente un día con un ambiente
informal y participativo.
Exposición
Es
un evento que consiste en la prestación técnica y publica de bienes y servicios
para promoverlos y darlos a conocer. Su tiempo
promedio es de una semana de duración, pero vari según las necesidades que
presente. En la mayoría de los casos son para todo público, pero hay
exposiciones que cobran entrada para poder asistir al evento.
Feria
Evento
destinado a actividades de promoción de mercado y servicio, usando para ellos
técnicas de venta, promoción de venta, publicidad y relaciones públicas. El
tiempo es de aproximadamente una semana y su público es heterogéneo y
participativo.
Festival
Es
un evento especialmente concebido para programas relacionados con las artes
escénicas, de tipo promocional, que lleva un reconocimiento al final en forma
de premio. Su tiempo es de una semana por lo general y el público está
conformado por organizadores, artistas y la audiencia del espectáculo. El
ambiente es informal, contemplativo y abierto.
Fiesta
Evento
destinado a celebrar un acontecimiento, puede ser de forma elegante o informal.
Su público está conformado por personas que fueron invitadas ya sea de forma
verbal o por escrita o por personas que compraron su entrada.
Foro
Es
un evento pequeño destinado proporcionar
la discusión y participación total respecto de un tópico de interés, en un
ambiente informal, con un tiempo promedio de una hora. Su público por promedio está formado por 20
personas.
Graduación
Evento académico de gran solemnidad y máxima
complejidad en el que se otorga un titulo a un grupo de personas para ejercer
una profesión. Su tiempo de duración es de 2 horas y conformado por un público
de alumnos, invitados, familiares, profesores, personas importantes de la
institución y en algunos casos la prensa.
Jornada
Es
un evento que consiste en una serie de actividades destinadas a impartir
instrucciones o información específica de sectores particulares de trabajo. Su tiempo sugiere un día, pero muchas veces
puede duras varios días. El público puede ser un grupo específico con un
interés laboral, gremial o profesional. El ambiente es formal y participativo.
Juegos deportivos
Es
un evento de actividad física y mental, que supone entretenimiento, competencia,
normal, gerencia y esparcimiento. Su planificación y organización es de gran
complejidad y el binomio tiempo-espacio se torna el elemento fundamental para
su desarrollo y ejecución. El tiempo es un promedio de dos semanas. El público
va a depender del espacio en donde se desarrollara el evento.
Juramentación
La
palabra juramento, misma que deriva de las voces Latinas “JURF” o “JURAMENTUM”,
se refiere al acto de contraer a conciencia, algún compromiso; el de cumplir
con las promesas; el de acatar las Leyes; el de desempeñar fielmente, cualquier
Cargo o comisión; el de defender a una Persona; el de sostener un Ideal; el de
morir por una Causa, por la Nación, por la Bandera, etc.; al mismo tiempo, en
el sentido figurado, estas voces denotan una Blasfemia, una Maldición, un Voto,
un Terno, etc.
Mesa redonda
Es
una reunión de expertos que analiza un
tema con enfoques divergentes, ante un público de conocedores y especialistas. El tiempo promedio de este evento es de dos
horas, en el cual consta de preguntas y respuesta.
Mitin
Es
un evento donde se plantea públicamente asuntos políticos-sociales, con un
interés proselitista. El evento total no debe durar más de dos horas y el público
depende del lugar seleccionado, pero lo usual es abarcar gran cantidad de
participantes. El ambiente es informal, emotivo y participativo.
Panel
Es un evento en donde especialistas se reúnen
bajo la coordinación de un moderador, para analizar y discutir sobre un tema en
forma de dialogo o conversación. El tiempo es de dos horas, incluyendo sesión
de preguntas y respuestas. Y su público es de aproximadamente cien personas con
un ambiente participativo.
Pleno
Es una sesion en la cual se reunen bajo la coordinacion de una persona, todos los miembros de una organizacion para atender los aspectos señalados en un programa
Premio Es una sesion en la cual se reunen bajo la coordinacion de una persona, todos los miembros de una organizacion para atender los aspectos señalados en un programa
Es
un evento donde una persona, grupo u organización recibe una recompensa,
galardón o remuneración por haber alcanzado una meta con mejores resultados que
otro participante. Este evento tiene una duración de aproximadamente una hora
en lo que es la entrega del premio, desde la publicación del premio hasta el
veredicto final es aproximadamente un mes. El público está integrado por
jurados, ganadores, invitados y público general, la cantidad es determinada por
el espacio en donde se realiza en evento.
Presentación
Es
un evento que consiste en dar a conocer el contenido de un informe técnico, el
cual es experto ante un público calificado. El tiempo de duración es de una
hora que puede completarse con una serie de preguntas y respuestas y un pequeño
almuerzo de negocios. El público es limitado y muy seleccionado, puede ser una
presentación para un grupo grande ó pequeño
Promoción de ideas
Es
un evento destinado a portar ideas de los miembros de un grupo para solucionar
problemas o para definir un proyecto. Es un evento que su ejecución no se lleva
a cabo con un tiempo de anticipación. Su tiempo de duración es unas 4 horas
promedio y el público puede estar conformado por unas 20 personas como mucho.
Reconocimientos
Es
un evento de incentivación en el que públicamente se reconoce los meritos a una
persona jurídica o natural. Su tiempo es de aproximadamente dos horas, pero
puede varias según la cantidad de personas a ser reconocidas. El público está
conformado por las personas que van a ser reconocido por su merito, y en algún
casos por familiares, junta directa y la prensa.
Recaudación de Fondos
Evento
organizado por organizaciones sin fines de lucro, destinada a recaudar fondos
para ayudar a resolver problemas sociales y a atender situaciones humanitarias.
Por lo general el tiempo de ejecución de este tipo de evento es de dos semanas
como promedio. El público está integrado por el comité organizador, directiva
de la institución, organizaciones patrocinantes, medios de comunicación,
benefactores y participantes.
Reunion de Juntas Directivas
Trabajo: Montajes de Eventos / 2 ptos.
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Montajes de Eventos
Montaje Tipo Teatro
Recomendado en eventos con las siguientes caracteristicas:
Montaje tipo U o tipo Herradura
Montaje tipo I o Imperial
Montaje O / Mesa Rusa
Montaje Espiga
Montaje E
Imagen con protocolo de matrimonio
Montaje T
Imagen con protocolo para evento internacional ( Ejemplo: CONPEHT directivos)
Presentaciones de montajes
Reunion de Juntas Directivas
Son reuniones en cualquier organizacion con agenda previa y acta donde se registra el lugar, fecha, hora, asistentes, puntos a tratar, desarrollo y conclusiones. El acta final va firmada por el presidente y el secretario. En el gobierno este tipo de reuniones toma el nombre de reunion de gabinete.
Reunion General
Es una reunion en donde participa todo el personal de un departamento o compañia. A veces se le da el nombre de cumbre cuando en la reunion participan jefes de estado
Es una reunion en donde participa todo el personal de un departamento o compañia. A veces se le da el nombre de cumbre cuando en la reunion participan jefes de estado
Rueda de prensa
Es
un evento en el cual una organización o un personaje convocan a los medios de
comunicación social para informar a la opinión pública sobre aspectos
transcendentes de interés general. Su tiempo es de una hora de promedio, con un
público conformado por el personaje o vocero, periodistas, coordinadores e
invitados especiales.
Salon
Es
un evento en el que se exhiben obras de arte. El tiempo promedio es de dos
semanas. El público puede estar conformado por artistas, jurado y promotores.
El resto del público entra gratis o paga.
Seminario
Es
un evento destinado a investigar a fondo un tema buscando la máxima
participación de los asistentes. Su
tiempo de duración es de dos días promedio. El público está conformado por la
totalidad de personas que asistan que este relacionados con el evento.
Simposio
Es
una reunión formal de expertos que analizan nuevos aportes científicos y
tecnológicos en su disciplina. El tiempo es depende del tipo de Simposio, si es
el Simposio Stricto senso tiene un promedio de dos horas, pero si es el
Simposio lato senso tiene como tiempo
dos días. El público será según el mercado potencial y el aforo disponible.
Taller
Tecnica de instruccion donde el profesor o instructor transmite la informaciónpor medio de asesorías,debe explicarlos contenidos utilizando diversas técnicas de aprendizaje.Admite grupos pequeños, de 10 a 30 participantes. Los objetivos deben estar relacionados con lo que el participanterealiza habitualmente.
Tecnica de instruccion donde el profesor o instructor transmite la informaciónpor medio de asesorías,debe explicarlos contenidos utilizando diversas técnicas de aprendizaje.Admite grupos pequeños, de 10 a 30 participantes. Los objetivos deben estar relacionados con lo que el participanterealiza habitualmente.
Tour
Visita de Familiarizacion
Visita que se realiza a una organizacion para conocer sus facilidades, previa invitacion de la misma o por necesidad propia.
La
palabra tour posee dos acepciones principales, entre estas, para describir el
viaje o excursión que se realiza para conocer un lugar; o sea es el paseo
integrado por un conjunto de personas con un plan previo, usualmente realizado
por una agencia o empresa de turismo. Otra acepción se le atribuye a la gira, o conjunto de
actuaciones realizadas por un
grupo musical,
cantantes, etc., en distintas localidades y escenarios. Según
la real academia este término
posee otro significado aparte de los anteriores mencionados, aunque es muy poco
utilizado, y es para nombrar al periodo o campaña de
servicio obligatorio
de un marinero. La palabra
tour viene
del francés “tour” que quiere decir gira, o, también vuelta, pero a su vez
deriva del latín “tornus” que posee el mismo significado.
Visita de Familiarizacion
Visita que se realiza a una organizacion para conocer sus facilidades, previa invitacion de la misma o por necesidad propia.
Charla
Explicacion de un experto sobre un tema o topico que domina, el cual explica de una manera informal exenta de solemnidad. El tiempo no debe ser mayor de media hora
Trabajo: Montajes de Eventos / 2 ptos.
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Montajes de Eventos
Montaje Tipo Teatro
Recomendado en eventos con las siguientes caracteristicas:
·
Generalmente es
un montaje en el cual los asistentes No se toman apuntes.
·
Se debe tener
un espacio amplio para albergar un numero elevado de asistentes.
Montaje tipo Escuela
Recomendado en eventos con las siguientes caracteristicas:
Recomendado en eventos con las siguientes caracteristicas:
· Recomendado en eventos de larga duracion (3 horas mínimo).
·
Los asistentes tomaran apuntes.
Esta mesa es recomendada en
eventos donde es necesario que en una misma mesa se tenga un area jerarquizada.
·
Tambien cuando se requiere que exista un punto focal (Proyeccion o
Ponente).
·
Se recomienda en rueda de prensa o eventos donde asistiran medios de
comunicacion.
·
Grupos no mas de 30 personas.
· Mesa cuadrada sin hueco en el centro.
· Se utiliza en eventos formales
Montaje Banquete
Montaje Coctel
·
Utilizado en eventos donde se serviran alimentos de manera formal
·
Esta siendo desplazado por las mesas imperiales.
·
Las mesas se montan para 8 o 10 personas, pueden ser cuadradas o redondas las mesas.
·
Se utiliza en eventos de corta duracion (maximo 3 horas)
·
Se frecen alimentos de manera informal.
·
No se sienta a todos los invitados (solo se consideran silla para el
50%)
·
Puede ser con mesas altas (periqueras) o chaparras (de bar) y solo
sirven de apoyo.
·
Actualmente se utilizan tambien salas.
· Es una variacion de la mesa
tipo herradura y la mesa tipo imperial.
· Mesa muy formal utilizada
en grupos de no mas de 25 personas.
· El hueco del centro de la
mesa se utiliza para ponentes, colocar decoracion o productos que deben ser examinados con detenimiento.
Imagen con protocolo de matrimonio
Imagen con protocolo para evento internacional ( Ejemplo: CONPEHT directivos)
Video de montaje de un evento en menos de un minuto
Videos promocionales de salones para eventos
Montajes de mesas formales
Tips para montajes de mesas
https://www.youtube.com/watch?v=QlFKVKWWJpk
Plegados
de servilletas
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Importancia de la seleccion del tema, sede, fecha, Speakers o Especialistas en la planificacion de un evento
Seleccion del tema: Al momento de realizar un evento se debe considerar la tematica del mismo como un factor sumamente importante. Este debera ser de gran importancia economica, academica, social, cientifica, etc. Por otro lado debera ser lo suficientemente novedoso para asi captar la atencion de todos los que integren o formen parte del evento, pues es obvio que el tema afectara directamente a la realizacion y desarrollo del mismo.
Es de caracter necesario que el tema en desarrollo posea un titulo atractivo, que simbolice o resuma lo que se quiere alcanzar. Tambien es necesario acotar que al haber seleccionado un titulo especifico se hace mas facil la realizacion de campañas publicitarias, volantes, afiches, videos, etc; que ayuden al marketing del evento, dandole una mayor concurrencia.
Ejemplo de un titulo atractivo:
Seleccion de la Sede: Una vez seleccionado el tema debe elegir el lugar o sede mas apropiado para la realizacion del evento. Este segundo aspecto a considerar no debe ser seleccionado a la ligera, ya que el mismo puede facilitar o impedir las actividades programadas. Para elegir un sitio ideal se deben considerar los siguientes aspectos:
- Lugar geograficos (pais, ciudad, municipio)
- Lugar fisico o instalaciones: Hoteles, Centros de convenciones, instituciones deportivas, etc. A esto se debe realizar un analisi de las necesidades requeridas.
- Facilidad de acceso al lugar y a las instalaciones
- Facilidad de Estacionamiento
- Comodida para los usuarios: servicios, equipos, etc.
- Costos
Una vez seleccionado el lugar que mas se amolde a las necesidades del evento a efectuar, se realizara una reunion con los ejecutivos o el encargado del centro de convenciones, en la cual se procede a determinar todos los requerimientos inherentes a su realizacion y que deben ser satisfecho. Estos aspectos o necesarios a considerar serian:
- Ubicacion, seguridad.
- Capacidad de las salas de reuniones plenaria o principal
- Espacios para el uso de equipos audiovisuales y sonido
- Salones para reuniones mas pequeñas y simultaneas
- Salas o espacios para presentacion de trabajos libres o posters
- Salas actividasdes complementarias (secretaria, prensa, comite o actividades sociales, otras)
- Confort de las sillas, altara del techo, tipos de lamparas
- Iluminacion, ventilacion, aires, limpienza, insonorizacion
- Ambientacion y decoracion
- Area de inscripcion, informacion, entrega de material, depositos
- Area para la exposicion
- Rampas, ascensores, escaleras, baños,estacionamiento, telefonos y primeros auxilios.
Referente a la seleccion de fecha que es de suma importancia, se deben considerar los siguientes aspectos:
- Si hay suficiente margen a tiempo para la organizacion requerida
- Evitar coincidencias de fechas con otras actividades similares o de la misma especialidad
- Las condiciones climatologicas
- Ventajas en cuanto a las temporadas turisticas: Alta y baja
- Horarios y frecuencias de los transportes (Avios, ferrys, barcos, trenes y autobuses).
- Si es mejor programar las actividades durante la semana o a finales de esta.
- Si se trata de un evento academico deben examinarse las fechas que corresponden los finales de trimestre o semestre universitarios, de aquellos centros a los que pertenecen personas que desea invitar a participar, revisar tambien las fechas de los examenes.
- Se bede destacar que la seleccion de la fecha es de vital importancia, ya que de esta depende que la asistencia sea masiva o por el contrario, que faltan las personas.
Valor de la Inscripcion: Uno de los factores importantes a considerar al momento de planificar un evento es el decidir si se va o no a cobrar por la participacion del evento. Suponiendo que la respuesta es positiva, se plantea el metodo para determinar la tarifa a cobrar.
Existen
dos opciones para elegir o determinar la tarifa, la primera consiste en
establecer unilateralmente ese precio en forma esencialmente intuitiva,
esperando que el mismo resulte atractivo para los potenciales
participantes.
Si el
evento es financiado enteramente por los promotores, el problema de la tarifa a
cobrar practicamente desaparece, ya que es perfectamente factible establecer un
precio de registro simbolico. Por otra parte, si el evento no se lleva acabo de
forma regular, los organizadores pueden limitarse adicionar cierto porcentaje
al precio cobrado en el evento anterior, que bien puede ser la tasa de
inflacion experimentada. Tambien se puede utilizar como referencia la taifa
cobrada en eventos parecidos, realizados en fechas recientes y en lugares
cercanos a la sede de la actividad.
Especialistas: Los buenos oradores son mas que un acierto, es una necesidad; nada hace decaer mas rapido una reunion que una conversacion aburrida y sin sentido. De este modo la seleccion de los oradores es la llave para el exito de una conversacion.
Es necesario que para escoger los oradores de los programas debe tenerse una idea clara del motivo de la convencion, es conveniente reunirse con los organizadores para definir claramente los objetivos, de modo que aquellos conozcan exactamente que temas deberan cubrir los oradores o expositores. Esto abreviara la busqueda de expertos en la materia.
Tambien para la busqueda de oradores es posible buscar en oficinas gubernamentales y universidades, ya que estas son magnificas fuentes.
Al ser seleccionados los especialistas deberan tomarse en cuenta algunos aspectos de suma importancia para la buena realizacion del evento:
- Informar a cada orador cuanto tiempo durara su presentacion y a que hora se realizara.
- Proporcionar a cada uno de ellos una descripcion del grupo y del tema del congreso o evento, a fin de que se le dea la conversacion el enfoque adecuado.
- Informarle el costo de los honorarios que se pagaran.
- Especificar la fecha de llegada y salida de los grupos
- Planificar con oradores potenciales.
- Obtener el nombre de otro grupo al que el orador se haya dirigido recientemente y si es posible obtener una copia de su conversacion.
- Lugar, fecha y hora exacta de la presentacion.
- Tamaño del grupo, promedio de edades y sexo.
- Motivo de la reunion.
- Tema especifico que el especialista debe abordar y duracion.
- Descripcion del salon y montajes.
- Tipo de vestimenta.
- Esquema general del evento (cientifico y social)
- Horarios y gastos a cargo de la organizacion.
- Informacion detallada del viaje, si corre a cargo de la empresa o de la asociacion.
Tambien es necesario detalles como pedirle al especialista una copia de la ponencia que ofrecera a los asistentes y que debera ser entregada a los organizadores por lo menos con dos semanas de anticipacion.
Los especialista (ponentes) son personas VIP es por esto que se deben ofrecer detalles como cestas de fruta, flores, vinos, entre otros. Es necesario que una persona se encargue de atender todas las peticiones de los especialistas, desde que baja el avion hasta la entrada a los eventos.
Los dejo con un video que recomiendo de como podemos organizar eventos empresariales
Trabajo: Presentacion del evento (Parte 1) Con el tipo de evento, montaje, tema y sede/ Trabajo en equipo / 2 ptos.
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Imagen y promocion del evento
Para
asegurar la aceptacion de cualquier producto, este debe ser conocido y
promovido. El papel de la promocion es comunicarse con las personas, grupos o
empresas para facilitar los intercambios al influir en los comunicadores y
consumidores para que utilicen el producto o servicio de la organizacion
TIPOS DE COMUNICACION PROMOCIONAL
Comunicacion Masiva: Este tipo de comunicacion implica el empleo de uno
o mas medios para difundir el mensaje, con la finalidad de atraer la atencion
de varios segmentos del mercado.Los diversos medios utilizados cubren un area
extensa y el mensaje es transmitido frecuentemente para lograr la finalidad de
la campaña.
Comunicacion Selectiva: En este tipo de promocion, el mensaje es enviado a traves de un solo medio a un grupo limitado de receptores.
El
negocio de los eventos es una industria que debe utilizar las diversas tecnicas
de promocion para lograr que las personas interesadas tengan conocimiento del
mismo. El comite encargado de la promocion del evento debe tratar de obtener
patrocinios para las comidas, bebidas, alojamiento, obsequios, transporte entre
otros. Luego se debe diseñar un programas de medios de difusion para delimitar
las acciones promocionales que se efectuaran, creando una campaña donde se
pueda tener seguimiento cronologico para facilitar la comunicacion con el
mercado y que garantice la creacion de una imagen de prestigio para los
organizadores
Pasos a seguir en la promocion de un evento:
1- Definicion de los objetivos de promocion: Estos deben ser congruentes con los objetivos generales de la empresa prestadora de servicios, las cuales a su vez deben coincidir con el plan de mercadeo formulado y con el posicionamiento del producto en el mercado.
2- Identificacion del grupo: Se deben determinar los posibles compradores para poder destinar la promocion a ese target en especifico.
3- El presupuesto se establecera dependiendo de la cantidad de dinero con que se cuente y con el segmento de mercado al que esta dirigido. A partir de estos dos aspectos se formulara el plan de medios de difusion.
Medios de Promocion
Los medios de promocion son aquellos canales de comunicacion masiva que hacen que el mensaje llegue al receptor de una manera mas clara
Los principales son:
- Television
- Radio
- Periodico
- Revistas
- Carteles
- Internet
Apoyo Promocional
Es una promocion diseñada para obtener el apoyo de los distribuidores, de los patrocinantes y demas entes encargados del evento para promocionarlo con el fin de mejorar los esfuerzos de venta o mayor aceptacion del mismo.
Un primer movimiento o impulsion que actua "llevando o arrastrando" al consumidor hacia el producto: Es la publicidad.
Y otro movimiento que, por el contrario, acerca y pone en contacto al producto con el consumidor: es ña promocion.
Tipos de Promocion
Hay tres tipos generales de promocion, dependiendo de quien sea el ultimo beneficiado
1- Las promociones dirigidas al comercio en general (Trade Promotions)
2- Las promociones dirigidas a los consumidores (Consumer Promotions)
3-Las promociones que se ejercen sobre la fuerza de venta del fabricante
Tipos de Promociones
Algunos ejemplos genericos de acciones promocionales en el marketing de productos de consumo masivo:
- Distribucion de muestras gratuitas (en los puntos de venta)
- Organizacion de concursos entre consumidores (con prueba de compra)
- Colecciones con premios ( etiquetas, envases, tapones, cupones, etc)
- Ofertas simples a precios reducidos (liquidaciones de temporada)
- Acciones especiales sobre el precio de venta al publico (2x1, 25% de contenido gratis, cupones de descuento)
- Descuentos al comercio (Por introduccion de nuevos productos, por volumen de compra)
Los objetivos especificos que se le pueden exigir a una promocion puede ser:
a) Aumentar la frecuencia de consumo entre los actuales consumidores
b) Aumentar el volumen de consumo entre los actuales consumidores
c) Mantener la fidelidad a la marca o producto entre los actuales clientes de un punto de venta o cadena de establecimientos
d) Atraer nuevos consumidores
e) Contraatacar rapidamente a la competencia
f) Aumentar o disminuir el stock en poder de los comerciantes
g) Compensar estacionalidad
h) Aumentar o crear un emplazamiento especial de exhibicion en los negocios
i) Acelerar la salida de articulos de rotacion lenta
j) Ayudar al consumidor actual a utilizar de mejor forma el producto
k) Dar a conocer y lograr que se den nuevos usos al producto
l) Influencia la decision de compra del consumidor indeciso en el punto de venta
m) Obtener la prueba del producto por parte del comerciante que aun no lo habia hecho
n) Alentar al consumidor potencial a informarse de nuestros productos
o) Complementar el impacto de la publicidad en general
Simbolos Corporativos
Son aquellos simbolos que identifican un producto como lo pueden ser las marcas, logotipos o letras que le prestar un mejor imagen al producto y atraigan la atraccion visual de los potenciales clientes, los simbolos corporativos son de mucha importancia, ya que estos pueden ayudar en el exito del evento por cuanto pertenece a una marca reconocida o porque lo atractivo del simbolo atrae una gran cantidad de asistentes al evento, esto tiene un gran valor publicitario y en muchas oportunidades las empresas recurren a renovar sus simbolos corporativos como una estrategia de modernizacion para atraer nuevos clientes.
Ejemplos de imagenes segun el evento:
Evento de Turismo
Evento de Expo Bebe
Congreso Medico-Cientifico de Anestesiologia
Imagen de Boda Playera / tema cholas playeras
Expo Divorcio
Congreso de Eventos y Bodas
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Presupuesto
Presupuesto es el calculo y negociacion anticipado de los ingresos y egresos de una actividad economica, durante un periodo de tiempo, por lo general en forma anual o semestral.
Los presupuestos pueden clasificarse desde varios puntos de vista. El orden de prioridades que se les de depende de las necesidades del usuario. Ver el cuadro sinoptico siguiente
SEGUN SU FLEXIBILIDAD
Rigidos,
Estaticos, Fijos o Asignados
Por lo general se elaboran para
un solo nivel de actividad. Una vez alcanzado este, no se permiten los ajustes
requeridos por las variaciones que sucedan. De este modo se efectua un control
anticipado sin considerar el comportamiento economico, cultural, politico,
demografico o juridico de la region donde actua la empresa. Esta forma de
control anticipado dio origen al presupuesto que tradicionalmente utilizaba el
sector publico.
Flexibles o Variables
Los presupuestos flexibles o variables se
elaboran para diferentes de actividad y pueden adaptarse a las circunstancias
que surjan en cualquier momento. Muestran los ingresos, costos y gastos
ajustados al tamaño de operaciones manufactureras o comerciales. Tienen amplia
aplicacion en el campo de la presupuestacion de los costos, gastos indirectos
de fabricacion, administrativos y ventas.
SEGUN EL PERIODO QUE CUBRAN
A Corto Plazo
Los presupuestos a corto plazo se planifican para
cumplir el ciclo de operaciones de un año.
A Largo Plazo
A Largo Plazo
En este campo se ubican los planes de desarrollo
del Estado y de las grandes empresas. En el caso de los planes del Gobierno el
horizonte de planteamiento consulta el periodo presidencial establecido por
normas constitucionales en cada pais. Los lineamientos generales de cada plan
suelen sustentarse en consideraciones economicas, como generacion de empleo,
creacion de infraestructura, lucha contra la inflacion, difusion de los
servicios de seguridad social, fomento del ahorro, fortalecimiento del mercado
de capitales, capitalizacion del sistema financiero o, como ha ocurrido
recientemente, apertura mutua de los mercados internacionales.
SEGUN EL CAMPO DE APLICABILIDAD EN LA EMPRESA
De Operacion o Economicos
Incluye la presupuestacion de todas las
actividades para el periodo siguiente al cual se elabora y cuyo contenido a
menudo se resume en un estado de perdidas y ganancias proyectado. Entre estos
podrian incluirse:
• Ventas.• Producción.
• Compras.
• Uso de Materiales.
• Mano de Obra.
• Gastos Operacionales.
Financieros
Incluyen el calculo de partidas y/o rubros que
inciden fundamentalmente en el balance. Convienen en este caso destacar el de
la caja o tesoreria y el de capital tambien conocido como de erogaciones
capitalizables.
• Presupuesto de Tesoreria: Se formula con
las estimaciones previstas de fondos disponibles en caja, bancos y valores de
facil realizacion. Tambien se denomina presupuesto de caja o efectivo porque
consolida las diversas transacciones relacionadas con las entradas de fondos
monetarios o con la salida de fondos liquidos ocasionada por la congelacion de
deudas, amortizacion u otros.
• Presupuesto de Erogaciones Capitalizables:
Controla las diferentes inversiones en activos fijos. Contendra el importe de
las inversiones particulares a la adquisicion de terrenos, la construccion o
ampliacion de edificios y la compra de maquinaria y equipos. Sirve para evaluar
alternativas de inversion posibles y conocer el monto de los fondos requeridos
y su disponibilidad de tiempo.
SEGUN EL SECTOR EN EL CUAL SE UTILICEN
Presupuestos del Sector Privado
Los presupuestos del sector publico cuantifican
los recursos que requieren la operacion normal, la inversion y el servicio de
la deuda publica de los organismos y las entidades oficiales. Al efectuar los
estimativos presupuestales se contemplan variables como la remuneracion de los
funcionarios que laboran en instituciones del gobierno, los gastos de
funcionamiento de las entidades estatales, la inversión de proyectos de apoyo a
la iniciativa privada, la realizacion de obras de interes social y la
amortizacion de compromisos ante la banca internacional.
Los utilizan las empresas particulares como base
de planificacion de las actividades empresariales.
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Efecto Wow
Para crear en un evento ambientes que realmente dejen a la audiencia con la boca abierta y lograr hacer del evento algo increible, debemos generar el Efecto WOW®… momentos y detalles que sorprendan.
Esta comprobado que al pasar del tiempo, recuerdas mas facilmente los momentos agradables: cuando te reiste, cuando disfrutaste, bailaste, cantaste, o cuando algo o alguien te hizo sentir especial.
¿Que es el Efecto WOW®?
¿Como logramos que la gente viva un momento memorable durante un evento? Aplicando el concepto “Foco central”. Es decir, poner toda la atenci0on en lo que hace de un evento algo diferente.
¿Cuales son las caracteristicas que debe tener el Efecto Wow®?
Originalidad: Debe ser un detalle o momento que salga
totalmente de lo tradicional. Comida azul, meseros tenores, poner salas
de casa en los jardines.
Memorabilidad: Para que la gente no olvide jamas esta
experiencia, ¿que tal una guerra de almohadazos? O poner una estacion de
fotos chuscas donde todos generen su recuerdo personalizado.
Emotividad: El entretenimiento en vivo es un
elemento que te hace vibrar. Aunque en gustos se rompen generos, a quien
no le gusta un increible acto de circo al estilo Montreal, o una
extraordinaria muestra de baile o canto.
Elemento Sorpresa: Hay que apostarle a lo impredecible.
¿Que es lo que siempre se acostumbra hacer en un evento? Atreverte a
romper con momentos esperados y sorprender es un generador seguro de Efecto WOW®.
Sensorial: Involucrar a los sentidos es un must.
Estamos en la era de la participacion, donde la pieza clave del
entretenimiento y a veces hasta de la decoracion, es el mismo publico
invitado. ¡Hay que hacerlos parte del concepto creativo!
La fuente de inspiracion mas importante es nuestra propia experiencia.
El Efecto WOW® es el arte de crear, sorprender y mantener el suspenso...
¡Piensa afuera de la caja!
¿Que puedes hacer diferente en tu trabajo para que la gente viva una experiencia unica?
Ver el siguiente enlace
https://www.youtube.com/watch?v=gwbRVXDVR3s
10 tendencias para diseñar una navidad con Efecto WOW®
¡Seguimos calentando motores hacia una Vida WOW!
¿Que efecto quieres causar en todo lo que hagas? Algo plano, sin sabor, sin energía… o un Efecto WOW®?
Creatividad + Rentabilidad + Propósito = Zona de ideas WOW
Videos con efecto Wow
https://www.youtube.com/watch?v=W-8WaqKdXZg
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Presentacion de trabajo Final
Trabajo: Presentacion del evento (completo) presencial o por video tutorial (Screenr) / Trabajo en equipo / 4 ptos.
IMPORTANTE: Examen presencial / 4 ptos.
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En este renglon se pueden observar sistemas que se manejan a la hora de organizar un Congreso, espero que les guste:
Wonference
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Los dejo con un video de una de lasa mejores empresas organizadoras de eventos CONGREX
https://www.youtube.com/watch?v=vMISiojXS7A
Nuevas tendencias en eventos
https://www.youtube.com/watch?v=sQhaqRyzG3E
Catedra "Organizacion de Eventos" Escuela de Administracion de Empresas Turisticas en la UNE
Profesora: Lic Mariana Gomez / Ex Gerente de Proyectos de Congrex Venezuela.
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